Labelsoftware kiezen: waar let je op?

Goede labelsoftware kies je niet op merknaam, maar op vier punten: hoeveel werkplekken en printers je hebt, hoe complex je labels zijn, waar je labeldata vandaan komt en of je in de cloud of op je eigen systeem wilt werken. Loop je die vier punten langs, dan blijft er van het brede aanbod meestal één logische editie over. Wie de criteria overslaat, koopt al snel te licht (en loopt vast) of te zwaar (en betaalt jarenlang te veel).

Waarom niet gewoon labels printen vanuit Word of Excel?

Voor een enkel adresetiket kom je een heel eind met een tekstverwerker. Maar zodra je barcodes print die scanbaar moeten zijn, met variabele gegevens werkt (artikelnummers, batchcodes, houdbaarheidsdata) of labels op thermische printers draait, loop je tegen de grenzen aan. Labelsoftware is gebouwd voor precies dat werk: correcte barcodes genereren, printerinstellingen per labelformaat beheren en data uit externe bronnen samenvoegen zonder handmatig overtypen.

Criterium 1: aantal gebruikers en werkplekken

De eerste vraag is de simpelste: hoeveel mensen gaan labels ontwerpen of printen, en vanaf hoeveel pc’s?

Eén werkplek: een instaplicentie of workstation-licentie volstaat. Dit is de voordeligste route en voor veel kleine bedrijven prima.
Meerdere werkplekken of afdelingen: kijk naar netwerk- of cloudlicenties, zodat iedereen met dezelfde templates werkt en je niet per pc een losse licentie hoeft bij te houden.

Criterium 2: aantal printers en locaties

Licenties voor labelsoftware zijn vaak mede gebaseerd op het aantal printers dat je aanstuurt. Eén bureauprinter is een ander verhaal dan vijf printers verdeeld over magazijn, productie en expeditie, of printers op meerdere vestigingen. Tel dus vooraf je printers, en denk een jaar of twee vooruit: bij de meeste pakketten kun je printers bijkopen via een add-on, maar het is prettig als de basislicentie alvast goed gekozen is.

Criterium 3: hoe complex zijn je labels?

Print je vaste labels die zelden veranderen, dan stelt vrijwel elk pakket je tevreden. De complexiteit zit in variabele data:

serienummers en batchnummers die per label oplopen of wisselen;
GS1-barcodes en SSCC-codes voor logistiek en retail;
labels met veel afbeeldingen, logo’s of wisselende sjablonen per klant.

Hoe meer variabele data, hoe belangrijker het wordt dat de software dit netjes afhandelt en hoe eerder je bij de middenedities van een pakket uitkomt in plaats van de instapversie.

Criterium 4: waar komt je labeldata vandaan?

Dit criterium wordt het vaakst onderschat. Typ je labelgegevens handmatig in, dan voldoet een instapeditie. Maar komen je gegevens uit een Excel-bestand, een database of een ERP/WMS-systeem, dan wil je software die daar rechtstreeks mee koppelt. Dat scheelt tijd, en het voorkomt fouten: foute labels zijn in de praktijk duurder dan de software zelf. Wil je dat labels volledig automatisch geprint worden zodra je systeem een order verwerkt, dan zit je in het hoogste segment van de edities.

Cloud of on-premise?

Steeds meer labelsoftware draait (deels) in de cloud. De afweging in het kort:

Cloud: labels en licenties centraal beheerd, overal toegankelijk, samenwerken over vestigingen heen, altijd de actuele versie. Je betaalt een abonnement per jaar.
On-premise (op je eigen werkplek of netwerk): alles lokaal onder eigen beheer, geen afhankelijkheid van een internetverbinding voor het printen.

Voor bedrijven met meerdere gebruikers of locaties is cloud-beheer vaak de praktischer keuze; voor één werkplek met één printer maakt het weinig uit.

En dan: welk merk?

Logidirect levert twee A-merken die samen vrijwel elke situatie afdekken: BarTender en Loftware (voorheen NiceLabel). Grof gezegd kiezen klanten BarTender wanneer ze veel controle willen over templates, variabele data en het printproces, en Loftware wanneer cloudgebaseerd labelbeheer en samenwerken in teams vooropstaat. Beide merken kennen edities van één werkplek tot volledig geautomatiseerde printomgevingen, dus de criteria hierboven bepalen vooral wélke editie je nodig hebt.

Het volledige aanbod, inclusief actuele prijzen per editie, vind je op onze labelsoftware-pagina.

Veelgemaakte fouten bij het kiezen

Te licht kopen: een instapeditie kiezen terwijl je eigenlijk een databasekoppeling nodig hebt. Je merkt het pas als het handmatige overtypen fouten oplevert.
Te zwaar kopen: een automatiseringseditie aanschaffen “voor de zekerheid” terwijl er gewoon iemand op de knop print drukt. Dat verschil betaal je elk jaar opnieuw.
De printers vergeten: software kiezen zonder te tellen hoeveel printers er aangestuurd moeten worden, en er bij de installatie achter komen dat de licentie te krap is.
Niet eerst testen: van de meeste pakketten bestaat een gratis proefperiode. Gebruik die om je eigen labels op je eigen printer te testen voordat je koopt.

Hulp nodig bij de keuze?

Kom je er met deze criteria niet uit, dan helpen we je binnen één gesprek naar de juiste licentie en inrichting. Vertel ons hoeveel werkplekken en printers je hebt, wat voor labels je print en waar je data vandaan komt; dan krijg je een concreet advies, geen verkooppraatje.

Bekijk alle labelsoftware

Veelgestelde vragen

Wat kost labelsoftware?

Dat loopt uiteen van enkele honderden euro’s per jaar voor een instaplicentie op één werkplek tot aanzienlijk meer voor automatiserings- en enterprise-edities. De actuele prijzen per editie staan op onze software-pagina; de hoogste edities gaan via een offerte op maat.

Werkt labelsoftware met mijn labelprinter?

De pakketten die Logidirect levert ondersteunen de gangbare thermische labelprinters van merken als Zebra, Toshiba en CAB. Twijfel je over een specifiek model, neem dan even contact op.

Kan ik labelsoftware eerst proberen?

Ja. Van Loftware is bijvoorbeeld een gratis 30-dagen trial beschikbaar via onze downloadpagina. Zo test je met je eigen labels en printer voordat je een licentie koopt.