← Academy

PDF-printer instellen zonder opslaan-prompt

Standaard vraagt de “Microsoft Print to PDF”-printer bij elke afdrukopdracht om een bestandsnaam en opslaglocatie. In situaties waarbij geautomatiseerd naar PDF wordt geprint, of wanneer het bestand altijd op dezelfde locatie moet worden opgeslagen, is deze prompt ongewenst. In dit artikel wordt beschreven hoe je de PDF-printer zo configureert dat bestanden automatisch naar een vaste locatie worden geschreven.

Achtergrond

De standaardinstallatie van Microsoft Print to PDF maakt gebruik van de poort PORTPROMPT:. Deze poortnaam zorgt ervoor dat Windows bij elke afdrukopdracht een dialoogvenster toont waarin de gebruiker een bestandsnaam en opslaglocatie moet opgeven.

In de poortconfiguratie van de printer is te zien dat de standaardpoort is ingesteld op “PORTPROMPT:”, wat het dialoogvenster activeert.

Door de poort te wijzigen naar een vast bestandspad wordt de prompt omzeild en wordt het PDF-bestand automatisch op de opgegeven locatie opgeslagen.

Stappen

1. Maak een nieuwe lokale poort aan

  1. Ga naar Windows Instellingen > Printers en scanners.
  2. Selecteer Microsoft Print to PDF en open de Printereigenschappen.
  3. Ga naar het tabblad Poorten.
  4. Klik op Poort toevoegen….
  5. Selecteer Local Port en klik op Nieuwe Poort….
  6. Voer het gewenste bestandspad in als poortnaam, bijvoorbeeld:
C:PDF-Outputdocument.pdf
  1. Klik op OK en vervolgens op Sluiten.

2. Selecteer de nieuwe poort

Zorg ervoor dat op het tabblad Poorten de nieuw aangemaakte poort is aangevinkt in plaats van PORTPROMPT:. Klik op Toepassen.

3. Test de configuratie

Stuur een afdruk naar de printer. Het PDF-bestand wordt nu automatisch opgeslagen op het opgegeven pad zonder dat een dialoogvenster verschijnt.

Werken met meerdere PDF-printers

Het is mogelijk om een duplicaat van de Microsoft Print to PDF-printer aan te maken met een eigen naam en een eigen vaste opslaglocatie. Dit biedt de volgende voordelen:

  • Meerdere uitvoerlocaties: Elke printerinstantie kan naar een andere map schrijven.
  • Verschillende pagina-instellingen: Elk duplicaat kan eigen pagina-afmetingen en orientatie-instellingen hebben.
  • Standaardprinter behouden: De oorspronkelijke Microsoft Print to PDF blijft beschikbaar met de standaard prompt-functionaliteit.

Een duplicaat aanmaken

  1. Ga naar Windows Instellingen > Printers en scanners > Printer toevoegen.
  2. Kies voor De printer die ik wil gebruiken, staat niet in de lijst.
  3. Selecteer Een lokale printer of een netwerkprinter toevoegen met handmatige instellingen.
  4. Maak een nieuwe lokale poort aan met het gewenste bestandspad (zoals hierboven beschreven).
  5. Selecteer bij de driver Microsoft als fabrikant en Microsoft Print To PDF als driver.
  6. Geef de printer een herkenbare naam, bijvoorbeeld “PDF naar Documenten” of “PDF naar Archief”.

Automatisering met bestandsmonitoring

Wanneer het PDF-bestand altijd naar dezelfde locatie wordt geschreven, kan een bestandsmonitor (file watcher) worden ingezet om het bestand automatisch te hernoemen of te verplaatsen na elke afdruk. Dit is vooral nuttig bij:

  • Geautomatiseerde printworkflows waarbij bestanden unieke namen moeten krijgen
  • Integraties met documentmanagementsystemen
  • Archiveringsprocessen waarbij PDF-bestanden automatisch worden gecategoriseerd

Aandachtspunten

  • Het PDF-bestand op de vaste locatie wordt bij elke afdruk overschreven. Gebruik bestandsmonitoring of een script om bestanden na het aanmaken te hernoemen of te verplaatsen.
  • Zorg ervoor dat de opgegeven map al bestaat. De printer maakt de map niet automatisch aan.
  • De gebruiker die de afdruk verstuurt, moet schrijfrechten hebben op de opgegeven locatie.